Ratgeber
ChatGPT und Datenschutz: was darf rein, was nicht?
Die Sorge ist berechtigt: Was du in ein KI-Programm eingibst, verlässt deinen Betrieb. Die gute Nachricht: Für die meisten Alltagsaufgaben brauchst du gar keine persönlichen Daten. Mit ein paar Regeln nutzt du KI sicher.
Von Marvin Pirner · Stand: September 2026 · Lesezeit ca. 2 Min.
- Keine Namen, Kontaktdaten, Gesundheits- oder Finanzdaten von Kunden oder Mitarbeitenden in kostenlose KI-Programme.
- Platzhalter statt echter Daten.
- Die Einstellung zum Training mit deinen Daten abschalten.
- Für die Arbeit mit personenbezogenen Daten brauchst du eine Geschäftsversion mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
- Ergebnisse immer prüfen.
Warum das Thema wichtig ist
Wenn du Kundendaten in ein KI-Programm eingibst, verarbeitet ein anderes Unternehmen diese Daten – oft außerhalb der EU. Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) brauchst du dafür eine Rechtsgrundlage und in der Regel einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter. Bei kostenlosen Privatkonten fehlt dieser Vertrag meist. Außerdem können Anbieter Eingaben je nach Einstellung zum Verbessern ihrer Modelle verwenden.
Die Ampel: was rein darf und was nicht
- Grün – unbedenklich: allgemeine Texte ohne Personenbezug, Aushänge, Stellenanzeigen, Produktbeschreibungen, Ideen, Erklärungen, Übersetzungen allgemeiner Texte.
- Gelb – nur mit Platzhaltern: Kundenmails, Angebote, Reklamationen. Ersetze Namen, Adressen und Nummern durch „Kunde A“, „[Adresse]“.
- Rot – nie in allgemeine KI-Programme: Gesundheitsdaten, Bank- und Zahlungsdaten, Personalakten, Bewerbungsunterlagen, Mandanten- oder Patientenakten, Passwörter, Geschäftsgeheimnisse.
Fünf Regeln für deinen Betrieb
- Platzhalter statt echter Daten. Die KI braucht den Namen nicht, um eine gute Antwort zu schreiben.
- Training abschalten. In den Einstellungen der meisten Programme kannst du festlegen, dass deine Eingaben nicht zum Verbessern der KI verwendet werden.
- Geschäftsversion für echte Daten. Wenn du regelmäßig mit personenbezogenen Daten arbeiten willst, nimm eine Geschäftsversion, bei der der Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung anbietet, und prüfe, wo die Daten verarbeitet werden.
- Klare Regel fürs Team. Schreib auf einer Seite auf, welche Programme erlaubt sind und was nicht hineingehört. Das hilft auch bei der KI-Kompetenz-Pflicht.
- Ergebnisse prüfen. KI kann Fakten erfinden. Was du verschickst oder veröffentlichst, verantwortest du.
Beispiel: eine Kundenmail mit Platzhaltern
Kunde A hat sich beschwert, dass die Lieferung an [Adresse] zwei Tage zu spät kam. Schreib eine kurze Entschuldigung mit einem Gutschein über 10 Prozent für die nächste Bestellung. Du-Form, höchstens 100 Wörter.
Den Namen und die Adresse setzt du erst in deinem Mailprogramm ein.
Und die Datenschutzerklärung?
Wenn du KI nur intern mit Platzhaltern nutzt, ändert sich für deine Website meist nichts. Setzt du KI dort ein, wo Kunden direkt damit in Kontakt kommen – etwa ein Chatbot auf der Website –, gehört das in die Datenschutzerklärung, und seit August 2026 verlangt die KI-Verordnung, dass für Kunden erkennbar ist, dass sie mit einer KI sprechen. Das klärst du am besten mit deinem Datenschutzbeauftragten oder einer Kanzlei.
Häufige Fragen
Ist ChatGPT in Deutschland erlaubt?
Ja. Entscheidend ist, welche Daten du eingibst und mit welcher Version du arbeitest.
Reicht es, den Namen wegzulassen?
Nicht immer. Auch eine Kombination aus Straße, Beruf und Anlass kann auf eine Person schließen lassen. Im Zweifel allgemeiner formulieren.
Welches Programm ist am sichersten?
Das hängt weniger vom Namen ab als von Version, Vertrag und Einstellungen. Ich empfehle unabhängig vom Anbieter, was zu deinem Betrieb passt.
Dieser Artikel ist eine praktische Einordnung, keine Rechtsberatung. Für verbindliche Auskünfte wende dich an eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt oder deinen Datenschutzbeauftragten.
Lieber gemeinsam anfangen?
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir, womit du in deinem Betrieb startest.